Новые правила касаются не только перевозчиков. В зависимости от конкретной перевозки участниками электронного документооборота являются грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик.

Электронные документы оформляются и передаются через информационные системы операторов ЭПД, а сведения направляются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Разберемся, что такое ЭТрН, кому необходимо ее использовать, как подготовиться к переходу и какие документы понадобятся организации.

Что такое электронная транспортная накладная?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это электронная форма транспортной накладной, используемая при автомобильных перевозках грузов. Она является частью системы электронных перевозочных документов и оформляется в цифровом виде через информационные системы операторов ЭПД. В отличие от бумажной накладной, электронный документ проходит через цифровую инфраструктуру: участники перевозки формируют и подписывают необходимые сведения, оператор обеспечивает информационный обмен, а данные передаются в ГИС ЭПД.

Важно понимать, что ЭТрН — это не просто PDF-файл вместо бумажного документа. Электронная транспортная накладная формируется в установленном формате и участвует в регламентированном электронном обмене между участниками перевозки.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН стала обязательной.

С 1 сентября 2026 года электронная форма стала обязательной для транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильных перевозках, если конкретная перевозка не относится к установленным законодательством исключениям. Помимо автомобильных перевозок, обязательный электронный формат распространяется также на ряд железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов.

При этом важно не путать юридическую обязанность использовать электронные документы и предусмотренный законодательством механизм адаптации рынка.
Минтранс России сообщил, что до 1 марта 2027 года действует период, в течение которого оформление бумажных перевозочных документов вместо электронных в предусмотренных реформой случаях не будет считаться нарушением. При этом сама обязанность перехода на электронный формат с 1 сентября 2026 года не отменяется.

Поэтому откладывать настройку электронного документооборота до 2027 года рискованно с точки зрения организации бизнес-процессов: компаниям необходимо уже сейчас выстраивать работу с электронным документооборотом и контрагентами.

Кто должен работать с электронной транспортной накладной?

При коммерческих автомобильных перевозках в электронном документообороте могут участвовать:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• перевозчик;
• экспедитор — если он участвует в перевозке;
• оператор информационной системы электронных перевозочных документов.

Таким образом, переход на ЭТрН — это задача не только транспортной компании.
Если ваша организация регулярно отправляет или получает грузы автомобильным транспортом, необходимо проверить, как организован электронный документооборот.

Минтранс отдельно разъясняет, что с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках формируются в электронном виде, за исключением установленных случаев.

Что такое ГИС ЭПД?

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Это государственная информационная система, в которую направляются электронные перевозочные документы и сведения из них. При этом бизнес взаимодействует с ГИС ЭПД не напрямую во всех случаях. Электронные документы передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (оператора ИС ЭПД).

ГИС ЭПД используется для централизованного обмена и хранения сведений об электронных перевозочных документах.

Официальный портал ГИС ЭПД: Портал электронных перевозочных документов

Как работает ЭТрН?

Электронная транспортная накладная состоит из информации, которую в процессе перевозки формируют и подписывают разные участники. Упрощенно процесс выглядит следующим образом: Грузоотправитель → оператор ИС ЭПД → перевозчик → грузополучатель → ГИС ЭПД

В зависимости от этапа перевозки участники формируют и подписывают соответствующие документы. Оператор обеспечивает электронный обмен данными между участниками. При этом разные участники могут работать с разными операторами: Минтранс указывает, что операторы обеспечивают возможность информационного обмена между собой в роуминговом режиме.

Это означает, что компании не обязательно выбирать одного и того же оператора вместе со всеми своими контрагентами.

Что необходимо сделать компании для перехода на ЭТрН?

Чтобы начать работать с электронными транспортными накладными, компании необходимо подготовить несколько элементов.

1. Выбрать оператора ИС ЭПД

Компания должна выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов и заключить с ним договор на информационное взаимодействие. Перечень операторов размещается на официальных ресурсах Минтранса России.

При выборе оператора стоит обратить внимание на:

• стоимость обслуживания;
• тарифы на документы;
• возможность интеграции с учетной системой;
• наличие мобильного приложения;
• удобство работы водителей;
• поддержку МЧД;
• техническую поддержку;
• возможность роуминга с другими операторами;
• интеграцию с бухгалтерскими и ERP-системами.

2. Подготовить электронные подписи

Для подписания электронных документов участникам перевозки необходимы соответствующие средства электронной подписи. Руководителю организации может потребоваться УКЭП, а сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании, — собственные электронные подписи с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД) в предусмотренных законодательством случаях. МЧД позволяет подтвердить полномочия сотрудника действовать от имени организации в электронном документообороте.

3. Настроить работу сотрудников.

Недостаточно просто подключить оператора.
Необходимо определить:

• кто создает ЭТрН;
• кто проверяет данные;
• кто подписывает документы;
• кто отвечает за исправления;
• кто работает с документами водителя;
• кто контролирует получение документов от контрагентов;
• кто отвечает за архив.

Особенно важно заранее определить ответственных сотрудников, поскольку ошибка в процессе перевозки может повлиять сразу на несколько участников.

4. Проверить интеграцию с учетной системой.

Если компания совершает большое количество перевозок, ручное заполнение документов может создать дополнительную нагрузку. Поэтому стоит проверить возможность интеграции оператора ЭПД с используемыми системами:

• 1С;
• ERP;
• системами управления складом;
• транспортными системами;
• CRM;
• другими корпоративными информационными системами.

Автоматизация позволяет уменьшить количество ручного ввода и снизить риск ошибок.

Какие документы переводятся в электронный формат?

С 1 сентября 2026 года электронному оформлению подлежат не только транспортные накладные. Для автомобильных перевозок речь идет о:

• транспортной накладной;
• заказе;
• заявке.

Кроме того, обязательный электронный формат установлен для ряда железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов. Поэтому компаниям, которые работают не только с автомобильными перевозками, необходимо отдельно проверить требования к каждому виду перевозочных документов.

Можно ли использовать бумажную транспортную накладную?

Да, но только в предусмотренных законодательством случаях. Для транспортной накладной, заказа и заявки перечень таких случаев установлен приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262. Приказ впоследствии был изменен: 9 сентября 2026 года Минтранс сообщил о расширении перечня случаев, связанных прежде всего с перевозками грузов военного назначения и участием отдельных государственных органов. Поэтому использовать бумажную накладную просто потому, что компания еще не подключилась к ЭПД, нельзя считать универсальным основанием. Перед оформлением перевозки необходимо проверить, относится ли конкретная ситуация к установленным исключениям.

Можно ли сочетать бумажные и электронные документы?

Для одной и той же перевозки нельзя произвольно смешивать электронный и бумажный документооборот. Минтранс прямо указывает, что смешанный документооборот по одной перевозке законодательством не предусмотрен. Поэтому перед началом работы важно определить формат документооборота и обеспечить его соблюдение всеми участниками перевозки.

Какие преимущества дает ЭТрН бизнесу?

Переход на электронные транспортные накладные требует перестройки процессов, но электронный документооборот может дать компании ряд практических преимуществ.
Сокращение бумажного документооборота. Не требуется печатать, передавать и хранить большое количество бумажных экземпляров документов. Ускорение обмена документами
Участники получают возможность обмениваться документами в электронном виде без физической доставки оригиналов. Меньше ручного ввода. При интеграции с учетными системами часть данных может передаваться автоматически. Контроль статуса перевозки
Компания может быстрее получать информацию о состоянии и прохождении документов.
Снижение риска потери документов. Электронные документы хранятся в информационных системах, что упрощает их поиск и обработку.
Прозрачность перевозочных операций. Электронные перевозочные документы формируют цифровой след перевозки и позволяют государственным органам получать предусмотренные законодательством сведения из системы.

Что нужно проверить бухгалтеру и руководителю?

Переход на ЭТрН затрагивает не только логистику. Он связан с бухгалтерским, налоговым и внутренним документооборотом компании.

Перед переходом рекомендуем проверить:
1. Кто является участником перевозки?
Определите, выступает ли компания грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором.
2. Какие документы используются?
Составьте перечень документов, которые ваша организация оформляет при перевозках.
3. Есть ли действующая УКЭП?
Проверьте электронные подписи руководителя и сотрудников.
4. Настроена ли МЧД?
Если документы подписывают сотрудники, необходимо проверить их полномочия в электронном документообороте.
5. Подключен ли оператор ЭПД?
Без организованного информационного обмена компания не сможет полноценно перейти на электронный формат.
6. Интегрирована ли система с 1С или другой учетной программой?
Если перевозок много, автоматизация может существенно сократить количество ручных операций.
7. Обучены ли сотрудники?
Менеджеры, бухгалтеры, логисты, кладовщики и водители должны понимать, какие действия они выполняют на каждом этапе перевозки.
8. Проверены ли процессы с контрагентами?
Особое внимание стоит уделить постоянным поставщикам, покупателям, перевозчикам и экспедиторам.

Частые ошибки при переходе на ЭТрН

На практике проблемы могут возникать не из-за самой технологии, а из-за отсутствия внутреннего регламента.
Распространенные ошибки:

• компания подключила оператора, но не назначила ответственных;
• сотрудники используют разные схемы оформления документов;
• не настроена работа с МЧД;
• не проверены электронные подписи;
• данные в ЭТрН не совпадают с договором или фактической перевозкой;
• сотрудники не знают порядок исправления ошибок;
• компания не проверила интеграцию с 1С;
• контрагенты не подготовлены к электронному обмену;
• бухгалтерия получает документы с задержкой;
• руководство не контролирует статус перевозочных документов.

Поэтому переход на ЭТрН лучше рассматривать не как простое подключение сервиса, а как изменение бизнес-процесса оформления и учета перевозок.

Нормативная база по ЭТрН и электронным перевозочным документам
При организации работы с электронными транспортными накладными необходимо учитывать действующие нормативные документы.
В частности:

• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ;
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262;
• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931;
• другие нормативные акты, регулирующие электронные перевозочные и экспедиторские документы.

Минтранс также ведет отдельный раздел с ответами на вопросы по переходу на электронные перевозочные документы.

Главное: Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года — часть обязательного перехода на электронные перевозочные документы.
Компаниям, которые участвуют в коммерческих автомобильных перевозках, необходимо:

1. определить свою роль в перевозке;
2. проверить, распространяется ли на конкретные операции обязательный электронный формат;
3. выбрать оператора ИС ЭПД;
4. подготовить УКЭП;
5. настроить МЧД для сотрудников;
6. определить ответственных;
7. настроить обмен с контрагентами;
8. при необходимости интегрировать ЭПД с 1С или другой учетной системой;
9. обучить сотрудников;
10. проверить внутренний порядок хранения и обработки электронных документов.

Переход на ЭТрН лучше осуществить заранее: это позволит не просто выполнить формальные требования законодательства, но и встроить электронный документооборот в существующую систему работы компании.

Если вы не уверены, как организовать работу с ЭТрН, какие документы нужны именно вашей компании и как связать электронный документооборот с бухгалтерским учетом, обратитесь за консультацией к специалистам.

Мы поможем разобраться в требованиях и подготовить учетные процессы компании к работе с электронными перевозочными документами. Актуальные требования необходимо проверять с учетом изменений законодательства и специфики конкретного вида перевозки.